Télétravailler efficacement avec un smartphone

Nous sommes très nombreux à télétravailler en cette période d’épidémie et de confinement. En Europe on estime en effet à 20% en moyenne par pays la proportion de télétravail. Nos entreprises ont été amenées, soit à découvrir, soit à approfondir leurs pratiques du télétravail. Nous cherchons tous à télétravailler efficacement avec un smartphone et d’autres devices.

Après avoir exploré les outils et méthodes pour garder le lien avec nos proches pendant le confinement, nous observons maintenant ici notre usage des outils électroniques pour le télétravail.

Quels critères pour choisir nos outils de télétravail d’entreprise ?

Chaque entreprise a des contraintes et des moyens différents. Il sera donc nécessaire à chacune de prendre en compte à des degrés divers : la qualité et la performance des outils, les coûts, la sécurité et la simplicité d’utilisation.

Il faudra tout de même avoir en tête avant de choisir des outils pour vos équipes :

L’équipement des salariés: toute l’entreprise est-elle équipée d’ordinateurs professionnels portables performants ou bien chacun travaille-t-il avec son matériel personnel ?

La connexion et l’état de leur réseau : toutes les personnes ont-elles un réseau de qualité ou non?

Dans le cas d’accès hétérogènes, il faudra alors choisir des solutions qui peuvent se passer de vidéo et/ou qui sont performantes même sur des équipements variés et des réseaux limités.

Depuis le début du confinement, de nombreux efforts sont effectivement faits par les fournisseurs sur la gratuité des outils, avec, bien sûr, des arrières pensées commerciales à terme. Les offres gratuites recensées et validées par le ministère de l’économie sont disponibles. L’hébergeur OVH a également lancé Open Solidarity où sont référencées des solutions gratuites et solidaires pendant la crise. 

Ainsi, pour des raisons de sécurité et d’indépendance, on peut également préférer des solutions reposant sur un hébergement national. Ce sera le cas des solutions de Alcatel Lucent, Klaxoon et Linagora, qui est également une solution 100% Open Source. 

En outre, la coopérative Animacoop a recensé ici un certain nombre d’outils en les classant par usage et par modèle économique.

La simplicité pour les usagers sera ainsi un critère-clé. Les salariés des startups et certaines grandes entreprises approfondiront grâce au COVID-19 leurs usages. En revanche, d’autres auront un effort important à faire pour découvrir les outils les plus simples de visioconférence ou de collaboration en ligne.

Collaborer sur mon PC ou mon smartphone 

En premier lieu, les entreprises font le choix d’outils globaux, qui regroupent le partage et la collaboration sur les documents, l’accès à l’audio et à la vidéoconférence et à une messagerie instantanée professionnelle. Dans cette catégorie on trouvera alors :

Ces outils, consultés sur le smartphone, sont pertinents pour des échanges visio avec peu de personnes ou une consultation rapide de supervision. Ils seront en revanche peu adaptés à un travail collaboratif sur des documents détaillés et à des réunions en visioconférence avec de nombreuses personnes.

Faire mes réunions en visioconférence depuis mon PC ou mon mobile

Puis, d’autres sociétés font le choix d’utiliser une palette de plusieurs outils différents (dont certains sont interopérables). Par exemple, nous présentons ici des outils dédiés à l’audio et à la visioconférence régulièrement testés et cités et ayant des versions gratuites natives, ou spéciales pendant le confinement.

En outre, certaines sociétés proposent des solutions pour apprendre à animer ses réunions et ses projets différemment. C’est le cas de la palette d’outils créatifs de Klaxoon (startup nantaise). Pour les personnes souhaitant choisir des outils moins marketing, il existe les suites de Framasoft et Les outils des Colibri. Ces outils libres sont plus militants mais de qualité. Ils sont éthiques et open source, et couvrent notamment une palette d’outils d’animation assez similaires aux solutions commerciales, avec moins de service et d’accompagnement.

Le smartphone complémentaire du PC pour le télétravail

Cas 1 : conférences téléphoniques couplées à des outils de collaboration: cette solution conviendra effectivement bien à ceux qui se passent de la vidéo, travaillent toujours avec les mêmes personnes ou ont un réseau trop capricieux pour les conférences via le web.

Des équipes habituées à télétravailler partagent leurs pratiques. Des outils de messageries instantanées professionnelles comme Slack couplés à des conférences téléphoniques peuvent tout à fait suffirent pour bien travailler sans vidéo. Cela sera aussi intéressant pour ceux qui souhaitent limiter leur impact environnemental.

• Cas 2 : utilisation du smartphone en parallèle à une réunion visio ou un travail collaboratif long : le smartphone permet de fait d’échanger sur messagerie instantanée en parallèle plus rapidement avec des participants précis sans se perdre dans les onglets et documents de son PC. Par exemple, pouvoir suivre 2 sujets en parallèle, préparer des arguments ou des recherches pour le travail collectif est souvent plus efficace si on peut mobiliser 2 équipements différents en parallèle. Cela évite également des impairs et des risques sur la confidentialité si on partage mal les informations avec les mauvais interlocuteurs quand on a de nombreux outils ouverts sur un seul PC avec plusieurs écrans.

Profiter du travail nomade… depuis son balcon

• Cas 3 : continuer à suivre le travail en mode nomade malgré tout : en effet l’accès aux outils de télétravail sur le smartphone a pour intérêt majeur de permettre à tous d’accéder au travail en mobilité. Dans les périodes classiques, c’est très utile aux personnes en déplacement fréquent. En période de confinement, les gens n’ont plus la même mobilité mais leurs vies quotidiennes sont plus contraignantes et changent de rythme. Une personne peut en effet être amenée à suivre une réunion depuis son jardin pour surveiller ses enfants. Un manager peut aussi réagir à des sujets depuis sa table de cuisine en prenant son café.

Enfin, dans ce contexte particulier, charge à chacun de s’ajuster et de mesurer le bénéfice et/ou l’intrusivité de la communication d’entreprise dans les temps de repos du quotidien quand tous mes dossiers peuvent être via le smartphone sur ma table de nuit…

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Cécile Rochette

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